De nieuwe werkkostenregeling

Auteur: Twan van de Wiel, geplaatst op 24-04-2010

Per 1 januari 2011 wordt een nieuwe regeling ingevoerd: de werkkostenregeling. Door deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen.

Waarom kiezen voor de werkkostenregeling?

 U bent niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling. Tot en met 2013 mag u ook de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen blijven gebruiken. Maar de werkkostenregeling heeft een aantal voordelen:

  • U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken.
  • U hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren.
  • U hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid.
  • U waardeert loon in natura tegen de factuurwaarde. U hoeft de factuur dan alleen in uw financiële administratie te boeken en niet ook in uw loonadministratie.
Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een vrije vergoeding of verstrekking volgens het cafetariasysteem.

De werkkostenregeling gaat in per 1 januari 2011. Voor 2011, 2012 en 2013 kiest u of u dat jaar nog de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen wilt blijven gebruiken of de werkkostenregeling. Werkgevers die in de loop van een jaar starten, kunnen bij het begin van hun inhoudingsplicht kiezen. Welke keuze u maakt, blijkt uit uw administratie: u past de regels van de werkkostenregeling toe of u behandelt de vergoeding of verstrekking als loon van de werknemer. U hoeft deze keuze niet bij ons te melden.

Begin 2013 wordt het percentage van 1,4% voor de vrije ruimte geëvalueerd. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.

Werkkostenregeling gunstig of niet?

U kunt berekenen of het in uw omstandigheden gunstig is de werkkostenregeling te gebruiken of de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Als u gewend bent om naast de kosten die straks gerichte vrijstellingen worden, veel andere kosten van uw werknemers te vergoeden, dan biedt de werkkostenregeling u weinig speelruimte.

Als u voor de werkkostenregeling kiest

Als u ervoor kiest om in 2011 de werkkostenregeling te gebruiken, is het volgende van belang:

  • U kunt elk jaar opnieuw kiezen.
  • Veel bestaande afspraken met ons vervallen.
  • U moet uw administratie aanpassen.
  • U wilt misschien uw arbeidsvoorwaarden of cao aanpassen.
Elk jaar opnieuw kiezen

Als u in 2011 de werkkostenregeling gebruikt, betekent dat niet automatisch dat u dat in 2012 en 2013 ook moet doen. U kunt in 2012 of 2013 weer kiezen voor de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.

Bestaande afspraken vervallen

Als u voor de werkkostenregeling kiest, blijven alleen onze afspraken gelden over vergoedingen en verstrekkingen die binnen de werkkostenregeling gerichte vrijstellingen zijn. Alle andere afspraken met ons over vrije vergoedingen en verstrekkingen vervallen. U kunt deze afspraken wel weer gebruiken als u in 2012 of 2013 weer overstapt op de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.

Administratie aanpassen

Als u voor de werkkostenregeling kiest, moet u uw administratie aanpassen. Bijvoorbeeld:

  • U moet het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte weten om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. Dit cumulatieve bedrag moet u uit uw financiële administratie kunnen halen. Staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet u de btw alsnog toevoegen.
  • U moet het cumulatieve bedrag in uw financiële administratie kunnen koppelen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te toetsen of u binnen uw vrije ruimte blijft.
Overleg met ondernemingsraad en vakbonden

Voordat u voor de werkkostenregeling kiest, moet u misschien overleggen met uw ondernemingsraad en de vakbonden over uw arbeidsvoorwaardenbeleid.

Als u niet voor de werkkostenregeling kiest

Als u niet voor de werkkostenregeling kiest, maar de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen wilt blijven gebruiken, is het volgende van belang:

  • U kunt elk jaar opnieuw kiezen.
  • De bestaande afspraken met ons blijven gelden.
  • Er geldt een nieuw maximumbedrag voor incidentele personeelsvoorzieningen.
Elk jaar opnieuw kiezen

Als u in 2011 de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen blijft gebruiken, betekent dat niet automatisch dat u dat in 2012 en 2013 ook moet doen. U kunt in 2012 of 2013 alsnog de werkkostenregeling gaan gebruiken. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.

Bestaande afspraken blijven gelden

De afspraken die u met ons hebt gemaakt over vrije vergoedingen en verstrekkingen, blijven gelden.

Maximumbedrag incidentele personeelsvoorzieningen

Voor incidentele personeelsvoorzieningen, zoals personeelsfeesten en -reizen, geldt een maximale vrijstelling van € 454 per werknemer per jaar. U moet dan per werknemer bijhouden van welke personeelsvoorzieningen hij gebruikmaakt. Het moet gaan om incidentele personeelsvoorzieningen met een gezamenlijk karakter waarbij de deelname openstaat voor minimaal 75% van de werknemers of voor minimaal 75% van de werknemers die behoren tot een organisatorische of functionele eenheid (bijvoorbeeld een afdeling).

Voorbeelden werkkostenregeling

Voorbeeld 1: fiets en elektrische scooter: U koopt 10 fietsen voor uw werknemers. De kosten vallen met 1 boeking (factuurbedrag inclusief btw) in uw vrije ruimte van 1,4% van de totale fiscale loonsom. U boekt de fietsen niet meer per werknemer in uw loonadministratie, maar u boekt het hele bedrag in 1 keer in uw financiële administratie.

U kunt de fietsen geven zonder te beoordelen hoe vaak uw werknemers de fietsen gebruiken voor woon-werkverkeer. Ook is het niet meer van belang of uw werknemers de afgelopen 3 jaar al een fiets hebben gekregen. Binnen de werkkostenregeling vervallen de normen voor de aanschafprijs (€ 749 per fiets) en voor vergoedingen die direct met de fiets samenhangen (€ 82 per kalenderjaar). U kunt eventueel een duurdere fiets met hulpmotor of een elektrische scooter vergoeden of verstrekken zonder aanvullende eisen. Wel geldt de gebruikelijkheidstoets.

Voorbeeld 2: cafetariaregeling voor fietsen: U kunt belast loon nog steeds omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft u grotere vrijheid om hierover afspraken te maken. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met hulpmotor.

U kunt uw werknemers ook nog steeds een renteloze lening geven voor de aanschaf van een fiets of elektrische scooter. U moet dan wel vaststellen dat uw werknemer deze fiets of scooter voor woon-werkverkeer gebruikt. Bij cafetariaregelingen met een lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter is het rentevoordeel van die personeelslening nihil. Uw werknemer kan bijvoorbeeld ook zijn onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer omruilen voor een fiets of gebruiken voor de aflossing van de renteloze lening.

Voorbeeld 3: intermediaire vergoedingen: Na een winter met veel sneeuw laat uw werknemer zijn auto van de zaak wassen in een wasstraat. De onderkant van de auto is weer brandschoon en vrij van strooizout. U betaalt aan uw werknemer het bedrag terug dat hij heeft betaald voor de wasbeurt. U kunt dit belastingvrij doen. Het is een intermediaire vergoeding, die niet onder de werkkostenregeling valt.


Voorbeeld 4: loon in natura: U krijgt een factuur van uw leverancier voor 25 kerstpakketten die u hebt gekocht voor uw werknemers. De waarde van deze kerstpakketten is de factuurprijs inclusief btw.

Voorbeeld 5: woon-werkverkeer: U geeft uw werknemer voor woon-werkverkeer een vaste vergoeding van € 0,19 per kilometer op basis van 214 dagen per kalenderjaar. U kunt deze regeling ook in 2011 blijven gebruiken. Want de werkkostenregeling kent een gerichte vrijstelling voor vervoer.

Voorbeeld 6: bovenmatige gerichte vrijstelling: U betaalt uw werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kunt u € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden omdat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) is het bovenmatige deel van de gerichte vrijstelling. U kunt dit als belast loon van uw werknemer bestempelen of onderbrengen in de vrije ruimte. Hebt u geen ruimte meer over, dan moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen, dus € 0,08 per kilometer.

Schema werkkostenregeling:

Belastbaar loon voor de loonheffingen (loon van de werknemer) Geen loon of geen belast loon voor de loonheffingen Vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte Vergoedingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte
 

Hieronder vallen:

- regulier loon

- auto van de zaak

- dienstwoning

- boetes

- vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten

- deel van vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens uitkomt (gebruikelijkheidstoets)

- als u daarvoor kiest: bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen

  

Hieronder vallen:

- intermediaire vergoedingen

- voordelen buiten de dienstbetrekking

- vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen (vrijgesteld loon)

- verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de waarde betaalt

  

Hieronder vallen:

- alle vergoedingen en verstrekkingen die u hebt aangewezen

- de volgende 2 verstrekkingen aan postactieve werknemers:

a producten uit eigen bedrijf

b verstrekkingen die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een kerstpakket

Hiervan trekt u af:

1,4% van het totale fiscale loon van uw werknemers

Over het restant betaalt u 80% eindheffing.

  

Hieronder vallen:

- gerichte vrijstellingen

- nihilwaarderingen
De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen:

  • vervoer en reiskosten:
    • abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
    • kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer
    • losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer
  • tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking
  • bijscholing, cursussen, congressen, vakliteratuur (alleen op de werkplek), training en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer
  • studie- en opleidingskosten
  • procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures)
  • outplacement
  • maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
  • verhuiskosten
  • fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal € 0,19 per kilometer
  • extraterritoriale kosten
Bron: Belastingdienst 

Tip een vriend of kennis over dit nieuwsartikel

Uw naam:
Uw e-mailadres:
Naam ontvanger:
E-mailadres ontvanger: