17-07-2025

Of je nu een winkel runt, diensten aanbiedt of software ontwikkelt: je werkt vrijwel altijd met persoonsgegevens. Denk aan klantinformatie, personeelsdossiers of contactgegevens van leveranciers. In de dagelijkse drukte lijkt het soms bijzaak, maar een goede omgang met deze data is inmiddels net zo belangrijk als je boekhouding of contractbeheer. Niet alleen omdat de wet het vereist, maar ook omdat je hiermee vertrouwen opbouwt, risico’s voorkomt en professioneel onderneemt. Privacy is dus ook belangrijk voor het mkb: het is een logisch onderdeel van hoe je je bedrijf organiseert.

Waar het in de praktijk vaak spaak loopt

Hoewel de meeste ondernemers hun processen netjes op orde willen hebben, sluipen fouten rond privacy makkelijk binnen. Niet per se uit onwil, maar vaak door onwetendheid of gemak. Een paar herkenbare situaties:

1. Informatie bewaren ‘voor het geval dat’: Veel bedrijven slaan klantgegevens of offertes onbeperkt op. Soms uit gewoonte, soms omdat ze denken dat het later nog van pas kan komen. Maar gegevens zonder duidelijke reden of termijn bewaren is niet toegestaan volgens de AVG, en vergroot bovendien het risico op datalekken.

2. Personeelsdata raakt onder het stof: In HR-administratie komen snel gevoelige gegevens terecht: medische verklaringen, identiteitsbewijzen of verslagen van functioneringsgesprekken. Als die jarenlang blijven liggen zonder actualisatie of noodzaak, kan dat leiden tot juridische problemen.

3. Gegevens doorsturen zonder goede afspraken: Een veelvoorkomende valkuil: informatie delen met derden, zoals banken, softwareleveranciers of investeerders, zonder duidelijke regels of beveiliging. Zonder heldere afspraken over wat er met die data gebeurt, kan dit eenvoudig fout gaan – met alle gevolgen van dien.

Snel stappen zetten zonder gedoe

Privacy verbeteren hoeft geen maandenlang traject te zijn. Met een praktische aanpak kun je al snel impact maken. Denk aan:

• Breng in kaart welke gegevens je verwerkt en waarom. Dat geeft inzicht en voorkomt onnodige opslag.
• Check of externe partijen die met je data werken goed zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
• Zorg dat je privacyverklaring klopt met wat je in de praktijk doet en vraag alleen toestemming als dat echt nodig is.
• Leg bewaartermijnen vast en verwijder gegevens die je niet meer nodig hebt.
• Zorg voor basisbeveiliging, zoals wachtwoordbeleid, toegangslimieten en regelmatige updates.

Privacy: meer dan een vinkje

Privacy is geen eenmalige checklijst, maar een manier van werken. Ondernemers die hier bewust mee omgaan, laten zien dat ze hun verantwoordelijkheid serieus nemen richting klanten, personeel én partners.

Heb je vragen na het lezen van deze blog? Neem dan gerust contact met ons op!