Page 34 - Voorbereiden jaarrekening en aandachtspunten - Editie 2018-2019

22 BESPAREN OP ADMINISTRATIEKOSTEN
U verwacht van uw administratie- of accountantskantoor dat zij een eerlijke en redelijke prijs bieden die staat voor een goede prijs/kwaliteit verhouding. Maar wist u dat u ook zelf kunt werken om op uw kosten te besparen? Hieronder geven wij enkele mogelijkheden / tips om op uw kosten te besparen.
Zelf verwerken
Het is vaak mogelijk om uw administratie gedeeltelijk of geheel zelf online via de server van uw administratiekantoor te verwerken. Hierbij boekt u dus (een deel van) uw administratie zelf in.
Voorkom dubbel werk
Indien u een relatief kleine administratie heeft, kunt u bijvoorbeeld gaan werken met een Excel oplossing waarin u de administratie bij kunt houden en het administratiekantoor dit bestand weer in kan lezen in hun eigen administratie, dus geen dubbel werk. Het bestand geeft ook inzicht in de cijfers en de btw.
Aanlevering
Vaak heeft de wijze van aanlevering een grote invloed op de uiteindelijke kosten. Wordt een administratie niet volledig aangeleverd dan gaat er meer tijd en daarmee kosten zitten in het opvragen en controleren van de administratie.
Bestanden
Vaak kunnen bestanden aangeleverd worden via een FTP server of Dropbox zodat het administratie- of accountantskantoor effectiever en sneller uw administratie kan verwerken.
Scan en herken/UBL
Vraag uw accountant of administratiekantoor naar de mogelijkheden van scan en herken of UBL. Scan en herken/UBL heeft namelijk de volgende voordelen:
 Het verwerken van facturen via scan en herken kost minder tijd en is dus ook kostenbesparend indien u uw administratie uitbesteed.
 Scan en herken verbetert het gebruiksgemak bij het inboeken van facturen.
 Er wordt automatisch een digitaal dossier opgebouwd.
 Achter elke boeking zit een originele factuur.
 Snel financiële informatie terugvinden in het digitale dossier.
Een nadeel van scan en herken is dat er echter nog steeds een visuele controle moet plaatsvinden op de gescande facturen. Daarnaast moeten eventuele correcties handmatig verricht worden.
Losse bonnen
Vaak zien wij dat er veel losse bonnen in de administratie zitten of dat er een deel zakelijk en een deel privé betaald wordt. Dit kost het administratiekantoor natuurlijk meer tijd om te verwerken. Probeert u daarom zakelijke kosten zakelijk te betalen. Zet op een bonnetje “privé betaald” als dat zo is. Of denk bijvoorbeeld bij veel tankbonnen aan een brandstofpas. U ontvangt dan een factuur per maand en geen losse bonnen meer en dus minder arbeidsintensief voor uw accountant of administratiekantoor.
TvdW: Administratie- en Advieskantoor voor MKB en het ZZP
Pagina 33