Page 30 - Voorbereiden jaarrekening en aandachtspunten - Editie 2018-2019

Tips ter samenvatting
1. Als u werkt met scan en herken, sla de facturen op uw netwerk op onder een map inkoopfacturen, bij voorkeur met een verwijzing naar het boekstuknummer van de factuur. U kunt dat doen per jaar/kwartaal/maand afhankelijk van uw wensen en de grootte van de administratie
2. Zorg ervoor dat de facturen duidelijk en volledig in gescand worden, gebruik bij voorkeur een scanner, en maakt u gebruik van uw telefoon zorg dan dat u altijd controleert of de afbeelding compleet is
3. Hetzelfde geldt voor de verkoopfacturen die elektronisch verzonden worden, maar meestal wordt dit al gedaan door het softwarepakket waarin u factureert
4. Download periodiek uw bankafschriften en sla deze ook digitaal op uw netwerk op. Deze bankafschriften zijn na een bepaalde periode, afhankelijk van de bank waar u bankiert, niet meer te downloaden
5. Werkt met een online boekhoudpakket en worden de gescande inkoopfacturen online opgeslagen? U wordt daardoor afhankelijk van uw softwareleverancier, stapt u over op een ander pakket dan heeft u een probleem.
6. Maak, vooral als u voor een papierloos kantoor kiest, gebruik van een goede en betrouwbare back-upservice en zorg dat er ook altijd een back-up buiten uw bedrijf bewaard wordt.
7. Maak altijd een auditfile per jaar en bewaar dat op uw netwerk. Print de gegevens (balans, resultatenrekening, grootboek, openstaande debiteuren/crediteuren) per jaar in PDF en bewaar deze daarbij.
TvdW: Administratie- en Advieskantoor voor MKB en het ZZP
Pagina 29