Page 28 - Voorbereiden jaarrekening en aandachtspunten - Editie 2018-2019

19 ADMINISTRATIE BEWAREN
Wettelijke bewaartermijn
De wettelijke bewaartermijn voor de administratie is zeven jaar. De bewaartermijn gaat lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van 2 januari 2011 mag dus pas in 2019 vernietigd worden. Hetzelfde geldt voor de loonadministratie. Let op: bij een langlopend contract gaat de bewaartermijn pas in op het moment dat het contract niet langer van toepassing is. Hebt u dus in 2011 een contract met een leverancier afgesloten dat in 2018 afloopt? Dan mag het contract pas in 2026 worden vernietigd.
Personeelsdossier
Voor het personeelsdossier gelden voor ieder onderdeel weer andere bewaartermijnen. Al die termijnen gaan pas in zodra de werknemer het bedrijf heeft verlaten. Vervelende bijkomstigheid is dat u sommige gegevens juist langer moet bewaren, terwijl u aan de andere kant verplicht bent om bepaalde gegevens juist eerder te vernietigen. Zo moeten de loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs 5 jaar bewaard worden, na uitdiensttreding van de werknemer. Goed opletten dus. Andere uitzondering is informatie rondom onroerende zaken. Deze gegevens moet u op verzoek van de belastingdienst tot tien jaar terug kunnen laten zien. Deze termijn begint te lopen in het boekjaar na het boekjaar waarin de onroerende zaak voor het eerst in gebruik is genomen. Dit is vooral van belang als is gekozen voor een btw-belaste levering.
Hoe bewaren?
Hoe moet u de administratie bewaren? De belastingdienst hanteert de stelregel dat alle gegevens bewaard worden in de vorm waarin u ze ontvangen hebt. Alles wat u digitaal hebt ontvangen, dient u daarom digitaal te bewaren. Krijgt u bijvoorbeeld de bankafschriften niet meer per post opgestuurd? Dan mag u ze nog wel uitprinten, maar moet u ze ook te allen tijde digitaal kunnen laten zien. Extra aandachtspunt is dat digitale bankafschriften in de meeste gevallen slechts beperkte tijd beschikbaar zijn. Dit aandachtspunt is in hoofdstuk 2 uitvoerig besproken.
Digitale facturen
Andersom gaat deze stelregel ook op: ontvangt u de facturen nog gewoon per post? Dan mag u ze wel inscannen voor uw eigen administratie. Maar als de belastinginspecteur op bezoek komt, moet u de originele versies kunnen aantonen. Erg dubbel is het dat de belastingdienst het inscannen van bonnen wel aanraadt, omdat de inkt vaak al verdwenen is nog voor de bewaartermijn voorbij is.
De verwachting is dat op niet al te lange termijn de belastingdienst ook gescande documenten accepteert – mits duidelijk is dat het integer en authentiek is. Maar tot nu toe houdt de belastingdienst nog vast aan haar eigen regels.
Belastingcontrole
Bij een belastingcontrole vraagt de Belastingdienst tegenwoordig altijd eerst een auditfile op van zowel de administratie als uw salarisadministratie. In de brochure “Belastingcontrole met de auditfile” staat vermeld: “Een klein deel van de ondernemers die een geautomatiseerde administratie hebben, werkt niet met standaardsoftware. Dit is bijvoorbeeld het geval als u zelf software heeft ontwikkeld of heeft laten ontwikkelen. De auditfile is dan geen
TvdW: Administratie- en Advieskantoor voor MKB en het ZZP
Pagina 27