13-05-2025

Nieuwe AI-tools bieden bedrijven volop kansen om slimmer en efficiënter te werken. Maar met die mogelijkheden komt ook verantwoordelijkheid. Om grip te houden op het gebruik van AI binnen je organisatie, is het belangrijk om duidelijke richtlijnen op te stellen. Zeker nu het aanbod van AI-tools snel groeit, weten medewerkers bijvoorbeeld niet altijd precies wat wel en niet is toegestaan. Met een helder AI-beleid voorkom je onduidelijkheid en zorg je dat AI op een veilige, verantwoorde en effectieve manier wordt ingezet binnen je bedrijf. Lees je met ons mee?

Het nut van duidelijke AI-afspraken

Allereerst staat in een duidelijk AI-beleid beschreven wat je met het beleid wilt bereiken. Denk hierbij aan het waarborgen van veilig gebruik van AI binnen je organisatie, zowel voor je personeel als voor het bedrijf zelf. Ook het naleven van relevante wet- en regelgeving speelt een belangrijke rol. Zo moeten organisaties rekening houden met de AI-verordening, waarin richtlijnen staan voor het verantwoord ontwikkelen en inzetten van kunstmatige intelligentie door bedrijven, overheden en andere instellingen.

Voor wie geldt het beleid en hoe blijft het actueel?

Vervolgens omschrijft het AI-beleid voor wie de regels van toepassing zijn. Dit kan betrekking hebben op alle medewerkers binnen de organisatie, of specifieke uitzonderingen bevatten, bijvoorbeeld voor externen, zzp’ers of collega’s met speciale bevoegdheden. Daarnaast licht het toe hoe het beleid actueel blijft. Door rekening te houden met technologische ontwikkelingen en veranderende regelgeving, blijft het beleid relevant en toepasbaar in de praktijk.

Richtlijnen voor het gebruik en toezicht op AI

Dit deel van het AI-beleid beschrijft de voorwaarden en regels voor het gebruik van AI-tools binnen je organisatie.

Allereerst wordt bepaald welke AI-tools wel en niet gebruikt mogen worden. Een lijst van goedgekeurde tools kan hierbij helpen. Het is ook belangrijk te weten dat sommige AI-systemen sinds 2 februari 2025 verboden zijn.

Daarnaast geeft het aan voor welke specifieke doelen AI ingezet mag worden, wat zorgt voor een verantwoordelijk gebruik. Het invoeren van gevoelige informatie, zoals persoonsgegevens, in niet-AVG-proof tools is bijvoorbeeld niet toegestaan.

AI-resultaten moeten altijd gecontroleerd worden, aangezien eerdere versies van AI-tools fouten en onnauwkeurigheden konden bevatten. Medewerkers moeten de verkregen informatie altijd verifiëren.

Het beleid moet ook duidelijk maken wie verantwoordelijk is voor fouten door het gebruik van AI. Verder moeten er consequenties zijn bij overtreding van het beleid, variërend van waarschuwingen tot sancties, en moet er een contactpersoon zijn voor vragen en meldingen over het gebruik van AI.

Beveiliging en privacy van AI-gebruik

In dit onderdeel van het AI-beleid worden de noodzakelijke maatregelen beschreven om de beveiliging en privacy van bedrijfsgegevens te waarborgen bij het gebruik van AI-tools.

Medewerkers moeten zich bewust zijn van de risico’s rondom het invoeren van gevoelige informatie. Zo mogen ze geen klantinformatie of vertrouwelijke bedrijfsdata invoeren in AI-tools, omdat deze tools de gegevens kunnen opslaan en mogelijk toegankelijk kan zijn voor anderen.

Daarnaast moeten medewerkers AI-tools alleen gebruiken op goed beveiligde apparaten en netwerken. Dit zorgt ervoor dat de gegevens niet onbedoeld blootgesteld worden aan risico’s van hacken of onveilige verbindingen.

Training en bewustwording rondom AI-gebruik

Dit laatste onderdeel van het AI-beleid beschrijft hoe medewerkers zich kunnen voorbereiden op het veilige en verantwoorde gebruik van AI-tools. Het is essentieel dat medewerkers goed geïnformeerd en getraind zijn om AI effectief en zonder risico te gebruiken. Organisaties moeten hun medewerkers voorzien van de nodige trainingen en instructies over het veilige gebruik van AI-tools. Dit omvat zowel basiskennis van AI als specifieke richtlijnen voor de tools die het bedrijf gebruikt. Sinds 2 februari 2025 is het verplicht voor bedrijven om ervoor te zorgen dat hun medewerkers AI-geletterd zijn.

Wil je sparren over het gebruik van AI binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op!