19-09-2023

Als ondernemer verkoop je niet alleen goederen en diensten, maar koop je ook regelmatig goederen of diensten in. Om hierover btw terug te kunnen vragen, heb je een factuur van deze aankoop nodig. Omdat je dit product hebt ingekocht, heet zo’n factuur ook wel een inkoopfactuur. Hiermee kun je het zakelijke karakter van de aankoop aantonen, zodat duidelijk is dat het geen privé-aankoop was. Alles over de eisen bij deze inkoopfacturen, waaronder de wettelijk verplichte gegevens en wat je moet doen bij facturen die niet tenaamgesteld zijn, lees je in deze blog.

Aan welke eisen moeten inkoopfacturen voldoen?

Er zijn grofweg drie eisen waaraan de inkoopfactuur in zijn totaliteit aan moet voldoen. Zo moet deze authentiek en integer zijn. Dat houdt in dat de inkoopfactuur door de originele afzender verstuurd moet zijn en niet achteraf nog eens is aangepast. Daarnaast moet de Belastingdienst de factuur kunnen controleren. Ten slotte moeten alle wettelijk verplichte gegevens op de inkoopfactuur vermeld staan.

Welke wettelijk verplichte gegevens gelden bij inkoopfacturen?

Een van de eisen van een wettige inkoopfactuur, is dat alle wettelijk verplichte gegevens erop vermeld staan. Maar welke gegevens vallen hier onder? We geven je een uitgebreide lijst:

1. Jouw volledige naam en adres;
2. De volledige naam en het volledige adres van je leverancier;
3. Het BTW- en KVK-nummer van jouw leverancier;
4. De datum van uitreiking van de factuur;
5. Een uniek, opeenvolgend factuurnummer;
6. Een omschrijving van de/het gekochte product(en)/dienst(en);
7. De hoeveelheid, aantallen of omvang van het product / de dienst;
8. De leveringsdatum;
9. Het berekende bedrag (exclusief btw);
10. Het BTW-bedrag voor de aankoop;
11. Het totale bedrag (inclusief btw).

Wat te doen met bonnetjes als inkoopfacturen?

Je krijgt niet bij elke aankoop die je doet een volwaardige inkoopfactuur. Denk bijvoorbeeld aan een bonnetje bij het tanken of die snelle lunch die je tussen twee klantbezoeken door bij de supermarkt hebt gehaald. Normaal gesproken is meteen duidelijk dat de factuur zakelijk is, omdat deze op naam staat. Maar: dergelijke bonnetjes zijn naamloos. Hoe los je dat op, zodat deze ook voldoen aan de eisen voor inkoopfacturen?

Voor bonnetjes, bijvoorbeeld na het tanken, gelden aparte eisen bij inkoopfacturen

Gelukkig gelden voor tankbonnen en bonnetjes die een waarde van 100 euro of minder vertegenwoordigen aparte regels. Daar moet in elk geval opstaan:

1. De volledige naam en het adres van de leverancier;
2. Een (korte) omschrijving van het product of de dienst;
3. De datum van levering / aankoop;
4. Het totale bedrag (inclusief btw).

Toch kun je op deze manier niet altijd bewijzen dat je deze kosten ook daadwerkelijk zelf en voor je onderneming hebt gemaakt. Daarom is het altijd slim dit soort transacties te betalen met je zakelijke bankpas en dus niet met je persoonlijke bankpas. Zo worden de kosten ook direct geregistreerd op je onderneming en is het later makkelijker de juiste bonnetjes aan de juiste transacties te koppelen.

Hoe lang moet ik inkoopfacturen en bonnetjes bewaren?

Voor inkoopfacturen geldt een bewaarplicht. Volgens deze bewaarplicht moet je alle inkoopfacturen en bonnetjes minimaal 7 jaar bewaren. Dit doe je op dezelfde manier als je ze ontvangen hebt. Fysieke bonnetjes bewaar je dus fysiek en digitale bonnetjes bewaar je digitaal. Er is wel een manier om je fysieke bonnen toch digitaal te krijgen of je digitale bonnen af te drukken. In dat geval spreken we van conversie. Wil je meer weten over de voorwaarden die bij deze conversie gelden? Klik dan hier.

END