Wat is een spookfactuur?

Een spookfactuur is een factuur voor geleverde diensten of goederen die jij nooit hebt afgenomen. De oplichter hoopt dat in deze factuur in de drukte van een administratie voldaan wordt. Op spookfacturen staan vaak relatief lage bedragen (ca. €10 – €300). Dit wordt gedaan omdat facturen met lage bedragen minder vaak gecontroleerd worden, maar gewoon betaald worden.

Hoe herken ik een spookfactuur?

Controleer de kenmerken.
Wanneer je een spookfactuur voor je hebt, kun je vaak door alleen globaal te kijken al zien dat er iets mis is. Bij de volgende kenmerken raden wij je aan onderzoek te doen naar de factuur:

• Het IBAN rekeningnummer begint met een buitenlandse afkorting, niet met NL.
• De persoon waaraan de factuur is gericht komt je niet bekend voor.
• Het bedrijf bestaat niet (Google het bedrijf of zoek het bedrijf op in het handelsregister van de KvK https://www.kvk.nl/zoeken/handelsregister/).
• Indien de factuur via de mail ontvangen is kun je kijken naar het afzendadres. Soms is de domeinnaam van het emailadres bijna hetzelfde als het origineel. Bijv. info@twanvandwiel.nl i.p.v. info@twanvandewiel.nl.

Een spookfactuur die veel rondgaat is van NL Domein Host. Dit is dan ook een goed voorbeeld. Als je deze naam intypt in Google, kom je al gelijk allerlei waarschuwingen tegen. Zelfs de domeinnaam www.nldomeinhost.nl is geclaimd om te waarschuwen voor de spookfacturen.

Neem contact op met de leverancier.

Indien je twijfelt over een ontvangen factuur, omdat je hem niet herkent, neem dan contact op met het bedrijf. Zoek het telefoonnummer via de website van het bedrijf. Let op!

Bel niet naar een telefoonnummer wat op de factuur staat. Sommige oplichters zetten een zeer duur betaalnummer op de factuur. De persoon aan de andere kant van de lijn zal je zo lang mogelijk aan de telefoon houden en verbreekt de verbinding zodra zij vinden dat het telefoongesprek genoeg geld heeft opgebracht.

Herken je leveranciers.

Bij kleine bedrijven, vooral bij eenmanszaken, is het gemakkelijker om precies te weten met welke leveranciers je zaken doet. Hoe groter je bedrijf wordt, hoe lastiger dat wordt. Op een bepaald moment neem je wellicht extra mensen in dienst, en ben je misschien zelfs niet langer zelf bezig met het inkopen van diensten en/of goederen. Zorg altijd dat degene die de facturen inboekt weet waar de facturen voor zijn. Als iets niet bekend is, laat het dan navragen aan degene die verantwoordelijk is voor de inkopen. Weet die er ook niets van af, dan begint dus je onderzoek, welke beschreven staat onder nummer 1 en 2.

Probeer ook als je je administratie uitbesteedt, zo veel mogelijk globaal door je facturen heen te bladeren. Zodra er iets tussen zit wat je niet herkent, kun je controleren of het een spookfactuur is. Natuurlijk zullen wij als administratiekantoor ook alert zijn, en de spookfacturen er tussenuit halen.

Voorbeeld spookfactuur – bron: sidn.nl