In de brochure “Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht”, van de Belastingdienst, staat de volgende zinsnede: “In het geval van converteren naar portable document format (pdf ) of vergelijkbare formaten kan het zijn dat u niet meer aan de bewaarplicht voldoet.” Hoe zit dit precies?

In deze blog meer over de bewaarplicht in combinatie met de steeds verdergaande digitalisering en hoe u aan de fiscale bewaarplicht kunt blijven voldoen, en hoe gaat de Belastingdienst te werk bij een boekenonderzoek. Ook wordt er stilgestaan bij de verplichtingen bij de overgang naar een ander boekhoudpakket, iets wat op dit moment actueel is omdat er steeds vaker al dan niet verplicht wordt over te stappen.

Het wordt steeds vaker gedaan, scan en herken, inlezen van bankafschriften, een bankkoppeling, het elektronisch versturen van facturen, kortom de ideale digitale en papierloze omgeving.

Bewaarplicht

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie.

Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

1. het grootboek
2. de debiteuren- en crediteurenadministratie
3. de voorraadadministratie
4. de in- en verkoopadministratie
5. de loonadministratie

De genoemde basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Voor het bepalen van de start van de bewaartermijn dient u namelijk gebruikt te maken van de actuele waarde van een gegeven voor de bedrijfsvoering. Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn van 7 jaar. Een huurcontract van 5 jaar verliest bijvoorbeeld pas na deze 5 jaar zijn actuele waarde, vanaf dat moment start de bewaartermijn van 7 jaar. en een factuur van een computer waar u 5 jaar op afschrijft dient u dus 12 jaar beschikbaar te hebben). Soms is door andere wettelijke bepalingen de termijn langer dan 7 jaar. Voor de btw (omzetbelasting) geldt bijvoorbeeld voor onroerende zaken een bewaartermijn van 9 jaar, volgend op het jaar waarin het vastgoed
in gebruik is genomen. En voor de mini One Stop Shop-regeling (MOSS) geldt een bewaartermijn van 10 jaar na afloop van het jaar waarin de diensten zijn geleverd.

Belangrijk om te weten is ook dat de bewaartermijn wordt verlengd als u uitstel heeft gekregen voor het doen van de aangifte. Houd er dus rekening mee dat je bewaarplicht langer kan zijn dan zeven jaar, wanneer u uitstel aanvraagt.

Maar als we het over de bewaarplicht hebben dan denken we nog steeds aan de papieren stukken. De Belastingdienst komt steeds minder controleren maar voldoet de digitale ondernemer dan nog aan zijn of haar bewaarplicht?

De Belastingdienst geeft aan dat geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd te (re)produceren en leesbaar maken te zijn.

Om hieraan te blijven voldoen geven wij u hierbij de volgende tips:

• Als u werkt met scan en herken, sla de facturen op uw netwerk op onder een map inkoopfacturen, bij voorkeur met een verwijzing naar het boekstuknummer van de factuur. U kunt dat doen per jaar/kwartaal/maand afhankelijk van uw wensen en de grote van de administratie
• Ontvangt u de factuur als bijlage bij een e-mailbericht? Dan is de authenticiteit en integriteit achteraf niet gewaarborgd. U moet aanvullende organisatorische maatregelen nemen om de authenticiteit en integriteit aannemelijk te maken. Het bewaren van de oorspronkelijke e-mail kan hierbij helpen
• Zorg ervoor dat de facturen duidelijk en volledig ingescand worden, gebruik bij voorkeur een scanner, en maakt u gebruik van uw telefoon zorg dan dat u altijd controleert of de afbeelding compleet is
• Dit geldt hetzelfde voor de verkoopfacturen die elektronisch verzonden worden, maar meestal wordt dit al gedaan door het softwarepakket waarin u factureert
• Download periodiek uw bankafschriften en sla deze ook digitaal op uw netwerk op. Deze bankafschriften zijn na een bepaalde periode, afhankelijk van de bank waar u bankiert, niet meer te downloaden. De Belastingdienst geeft hierbij aan: De authenticiteit en integriteit zijn gewaarborgd zolang de gegevens online op de website van de bank benaderbaar zijn. Het is uw verantwoordelijkheid dat gegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn online beschikbaar blijven. Zijn de gegevens niet zeven jaar online beschikbaar? En downloadt en bewaart u de afschriften? Dan zijn de authenticiteit en integriteit achteraf niet gewaarborgd. U zult dan organisatorische maatregelen moeten treffen om de authenticiteit en integriteit van de gedownloade gegevens aannemelijk te maken.
• Werkt met een online boekhoudpakket en worden de gescande inkoopfacturen online opgeslagen? U wordt daardoor afhankelijke van uw softwareleverancier, stapt u over op een ander pakket dan heeft u een probleem.
• Maak, vooral als u voor een papierloos kantoor kiest, gebruik van een goed e en betrouwbare back-upservice en zorg dat er ook altijd een back-up buiten uw bedrijf bewaard wordt.

De belastingcontrole

Bij een belastingcontrole vraagt de Belastingdienst tegenwoordig altijd eerst een auditfile op van niet alleen de administratie maar ook van uw salarisadministratie. In de brochure “Belastingcontrole met de auditfile” staat vermeld: “Een klein deel van de ondernemers die een geautomatiseerde administratie hebben, werkt niet met standaardsoftware. Dit is bijvoorbeeld het geval als u zelf software heeft ontwikkeld of heeft laten ontwikkelen. De Auditfile is dan geen standaardonderdeel van het boekhoudprogramma. Als dit voor u geldt, zult u de Auditfile zelf moeten (laten) inbouwen.”  Zorg er dus dat er altijd een export mogelijk is naar een auditfile vanuit uw boekhoudpakket. Let daarop ook bij de selectie van een boekhoudpakket. Er zijn nog steeds boekhoudpakketten die geen auditfile kunnen produceren.

Stapt u over naar een ander boekhoudpakket? Zorg dat de informatie nog altijd binnen de bewaarplichtperiode van 7 jaar beschikbaar blijft. Maak afspraken met uw online softwareleveranciers dat u nog in uw administratie kunt. Gebruikt u een lokaal pakket, zorg dat er altijd nog toegang blijft, of zorg dat alle data een op een geconverteerd wordt in uw nieuwe pakket. In principe is het niet toegestaan om computerbestanden af te drukken en vervolgens de computerbestanden te verwijderen. Let ook op dat u de gegevens niet verdicht opslaat.

Tip: maak altijd een auditfile per jaar en bewaar dat op uw netwerk. Print de gegevens (balans, resultatenrekening, grootboek, openstaande debiteuren/crediteuren) per jaar in PDF en bewaar deze daarbij.

Tenslotte: Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht. Bij een overstap is het verstandig dit onderwerp aan de orde te brengen.