Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers verplicht. Toch blijft het een lastig onderwerp. Welke vergoedingen zijn nu belast en welke zijn onbelast? In deze blog hopen we u hier meer duidelijk over te verschaffen.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling vervangt alle verschillende regels en wetten betreffende de verschillende vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. In de werkkostenregeling zit de vrije ruimte waar de werkgever haar werknemers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen mag toereiken.

Wat is de vrije ruimte?

De vrije ruimte is de ruimte die u mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. De vrije ruimte bestaat uit 1,2% van de totale fiscale loonsom van uw organisatie. Dit betekent dat verschillende bedrijven van hetzelfde concern één totaal budget krijgen. Een voordeel hiervan is dat er flexibeler om kan worden gegaan met vergoedingen die deels voor het ene en deels voor het andere bedrijf bestemd zijn. Een belangrijke voorwaarde is wel dat de moedermaatschappij vrijwel volledig eigenaar zijn van de betrokken bedrijven (meer dan 95% belang).

Het is belangrijk om de vrije ruimte in de gaten te houden. Wanneer de vergoedingen en verstrekkingen namelijk boven deze vrije ruimte uitkomen, vindt er een eindheffing plaats. De eindheffing bedraagt 80% van het bedrag wat boven de vrije ruimte komt.

Uitzondering in de vrije ruimte

Sommige vergoedingen en verstrekkingen zijn door de Belastingdienst vrijgesteld en vallen onder de gerichte vrijstellingen. Deze gerichte vrijstellingen kunnen dus onbelast vergoedt worden en gaan niet ten kosten uw vrije ruimte. Onder gerichte vrijstellingen vallen onder andere de volgende zaken:

• Kosten voor woon- en werkverkeer (tot 19 eurocent per kilometer);
• Treinkaartjes;
• Zakelijke overnachtingen;
• Maaltijden bij overwerk en koopavonden;
• Cursussen, seminars en opleidingen;
• Laptops;
• Een verhuizing vanwege de dienstbetrekking (op minimaal 25 kilometer van werk);
• Kosten voor werknemers die tijdelijk worden uitgezonden naar het buitenland.

Gebruikelijkheidstoets

De werkkostenregeling biedt veel vrijheden en kent maar één beperking, de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Wat boven de 30%-grens uitkomst is loon van de werknemer. Naast de 30%-regel worden vergoedingen en verstrekkingen tot een maximum van €2.400,- als gebruikelijk gezien. De bewijslast dat een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk is ligt bij de inspecteur.

Wat valt onder de vrije ruimte?

Vergoedingen en verstrekkingen die hiervoor in aanmerking komen zijn:

• verhuiskosten voor het deel dat niet onder de gerichte vrijstelling valt;
• achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappijen en aanverwante bedrijven;
• kerstpakketten en andere kleine geschenken;
• niet-verhaalde verkeersboetes;
• parkeer-, veer- en tolgelden (geldt niet voor de auto van de zaak);
• schade door diefstal, wanneer de werknemer tijdens werktijd bestolen is;
• schade door overstromingen, aardbevingen en andere calamiteiten die niet door de verzekering gedekt worden;
• apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis;
• bedrijfsfitness;
• contributie van personeelsverenigingen;
• contributie voor vakvereniging;
• fiets, elektrische fiets, scooter en vergelijkbare vervoermiddelen die ter beschikking worden gesteld huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders;
• internet en vergelijkbare communicatiemiddelen thuis;
• personeelsfeesten, -reizen en soortgelijke personeelsactiviteiten;
• persoonlijke verzorging;
• producten van het eigen bedrijf;
• reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer van meer dan 0,19 euro per kilometer;
• rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (geldt niet voor hypothecaire leningen);
• representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) voor interne relaties;
• vakliteratuur thuis;

Hulp nodig?

Bij TvdW kunnen we u helpen met de omgang van de werkkostenregeling. Periodiek ontvangt u van ons een rapportage van de benutte WKR ruimte en de resterende vrije ruimte. Daarnaast kunnen we u advies geven over de optimale benutting van de vrije ruimte.