22-10-2022

Met het jaareinde in zicht, is het een goed moment om te checken of je op fiscaal gebied nog actie moet ondernemen. Sommige dingen kunnen echt niet wachten tot 2023, terwijl andere juist beter uitgesteld kunnen worden. In ieder geval zijn er een paar veranderingen die om aandacht vragen. Wat dat betekent voor de loonadministratie, lees je in deze eindejaarstips voor 2022.

Sluit administraties op elkaar aan

Controleer aan het einde van 2022 zo snel mogelijk of de loonadministratie en de financiële administratie wel op elkaar aansluiten. Dit is bijvoorbeeld belangrijk als je per ongeluk een of meer (belaste) uitbetaalde vergoedingen niet hebt verwerkt in de loonadministratie. Over deze vergoedingen zijn dan geen loonheffingen afgedragen. Als je de aansluiting tussen de loon- en de financiële administratie maakt, komen zulke afwijkingen naar voren. Je kunt de verschuldigde loonheffingen dan alsnog afdragen, wat onder voorwaarden ook in de vorm van eindheffing kan gebeuren. Dit is een van de cruciale eindejaarstips voor je loonadministratie in 2022.

Laat werknemers met lage lonen 1.248 uur werken

Werkgevers die werknemers in dienst hebben met het minimumloon of iets daarboven, hebben recht op het lage-inkomensvoordeel. Het gaat om werknemers die in 2022 tussen de €10,73 (ondergrens) en €13,43 verdienen. De tegemoetkoming is €0,49 per uur met een maximum van €960 per werknemer. Jouw werknemer moet dan wel minimaal 1.248 verloonde uren per kalenderjaar hebben. Als je werknemers aan de voorwaarden voldoen, betaalt het UWV het voordeel in de loop van 2023 aan jou uit. Is het nog niet zeker of bepaalde werknemers meer dan 1.248 uur verloonde uren gaan halen? Probeer die werknemers dan extra in te plannen, zodat je aan het minimumaantal uren komt. Een handige tip uit de eindejaarstips voor de loonadministratie van 2022.

Benut loonkostenvoordelen

Pak de loonkostensubsidies voor werknemers van 56 jaar en ouder of arbeidsgehandicapte werknemers. Als je deze werknemers aanneemt, kan dat een loonkostensubsidie opleveren. Voor arbeidsgehandicapte werknemers die je herplaatst en voor werknemers uit de doelgroep van de banenafspraak en scholingsbelemmerden, kun je ook recht hebben op een loonkostensubsidie. De hoogte van de subsidie hangt af van de categorie waartoe je werknemer behoort. De subsidie bedraagt minimaal €1,01 per verloond uur en maximaal €3,05 per verloond uur, met een maximum van €2.000 voor een werknemer uit de doelgroep van de banenafspraak en scholingsbelemmerden, en €6.000 voor de andere categorieën werknemers. Om in aanmerking te komen, moet je een afschrift vragen aan je werknemer van de doelgroepverklaring. Je werknemer moet in principe binnen drie maanden na de start van de dienstbetrekking die verklaring aanvragen.

Check de resterende vrije ruimte

Vanwege de huidige krapte op de arbeidsmarkt kan het nu extra interessant zijn om de vrije ruimte van de werkkostenregeling optimaal te benutten. Ga daarom na hoeveel vrije ruimte je nog hebt. In 2022 is de vrije ruimte 1,7% van de totale loonsom tot een maximumbedrag van €400.000. Daar mag je nog 1,18% van de totale loonsom aan toevoegen voor zover deze boven de €400.000 uitkomt. Als je merkt dat je nog vrije ruimte over hebt, kun je deze benutten door bijvoorbeeld nog dit jaar een leuk kerstpakket naar je werknemers te sturen. Overigens stijgt de vrije ruimte over de eerste €400.000 in 2023 tijdelijk van 1,7% naar 3%. Een handig weetje voor je eindejaarstips rondom de loonadministratie 2022.

Keer in 2022 de gebruikelijke bonus uit

Heb je aan het einde van 2022 nog vrije ruimte over? En denk je eraan om een of meer werknemers een bonus te geven? Laat dan deze bonus in de vrije ruimte vallen. Voorwaarde is wel dat je de bonus nog in 2022 uitbetaalt. Ook belangrijk: er moet zijn voldaan aan het gebruikelijkheidscriterium. De bonus mag dus niet meer dan 30% afwijken van wat voor vergelijkbare werknemers in dezelfde sector gebruikelijk is.

Maak afspraken over thuiswerken

Sinds 1 januari 2022 mogen werkgevers aan hun werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding betalen. Het gaat hier om een belastingvrije vergoeding van maximaal €2 per thuiswerkdag. Dit mag ook een vaste vergoeding zijn volgens een structureel thuiswerkpatroon. Je kunt als werkgever per dag óf de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding óf de onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer geven. Heb je in 2022 de thuiswerkvergoeding nog niet toegekend? Kijk dan of je dat in 2023 alsnog kunt doen. Ga alvast in overleg met je werknemers.

Richt vóór 2023 een personeelsfonds op

Wil je je werknemers steunen in financieel krappe tijden of bij tegenslagen door uitkeringen en verstrekkingen aan hen te doen toekomen? Dan kan het interessant zijn om nog in 2022 een personeelsfonds op te richten. Uitkeringen en verstrekkingen uit zo’n fonds zijn namelijk onder voorwaarden onbelast. Een belangrijke voorwaarde is dat de bijdrage van de werkgever gedurende de laatste vijf jaar niet hoger is dan de totale bijdrage van de gezamenlijke werknemers in die periode. Richt je dit jaar nog een fonds op? Dan kun je je werknemers in 2022 al ondersteunen. Ook deze stap is een slimme zet als je naar de eindejaarstips voor je loonadministratie 2022 kijkt.

Houd je personeelsfeestje van 2023 op de zaak

Wil je een personeelsfeest organiseren begin 2023? Organiseer dit dan op de werkplek. Zo blijft het feestje onder de werkkostenregeling onbelast. Dit geldt voor zowel de drankjes en hapjes (geen zakelijke maaltijden) als de kosten van entertainment. Als je het personeelsfeest op een externe locatie houdt, worden het feestje én de consumpties als eindheffingsloon belast. Natuurlijk kun je hiervoor de vrije ruimte gebruiken, maar je legt dan al vroeg in 2023 beslag op deze ruimte.

Check of de sectorindeling voor 2023 klopt

Eind 2022 krijg je van de Belastingdienst een beschikking met de sectorindeling én de premies voor de werkhervattingskas voor 2023. Ga na of de sectorindeling klopt met de activiteiten van je bedrijf. Een verkeerde sectorindeling kan namelijk grote financiële gevolgen hebben.

Voltooi afsluiting van de loonadministratie 2022

Het einde van het jaar nadert, dus het is bijna tijd om de loonadministratie over 2022 af te sluiten. Pak dat voortvarend aan. De afsluiting moet in ieder geval gebeuren vóórdat je de loonaangifte over het laatste tijdvak van 2022 indient. Controleer bij de afsluiting of je van elke werknemer een kopie hebt van het identiteitsbewijs. Zorg er ook voor dat je alle rekeningen van verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers en declaraties van vergoede kosten op orde hebt. Dit is een van de belangrijkste stappen binnen de eindejaarstips voor de loonadministratie 2022.

Check vóór 2023 de administratie van uitzendkrachten

Maak je binnen je bedrijf gebruik van uitzendkrachten, gedetacheerden of andere medewerkers die niet bij je onderneming in dienst zijn? Controleer dan vóór het einde van 2022 of je administratie met betrekking tot deze medewerkers op orde is. Je moet bijvoorbeeld van al deze medewerkers de identiteit hebben gecontroleerd. Omdat je uitzendkrachten niet mag vragen om een kopie van een identiteitsbewijs, is het verstandig om bij de controle het soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur te noteren. Bovendien moet je bijhouden hoeveel loon en vakantiebijslag zij hebben ontvangen én hoeveel uren zij hebben gewerkt.

Let op! Daarnaast moet je de registratie van het uitzendbureau checken. Voldoet je administratie hier niet aan? Dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie bij een controle een boete opleggen van in beginsel €8.000 per werknemer (voor werkgevers die natuurlijke personen zijn bedraagt de boete in beginsel €4.000). Deze boetes kunnen bij recidive zelfs twee- of driemaal zo hoog zijn!

Zeg tijdelijk contract op vóór 1 december 2022

Zijn er in je bedrijf tijdelijke arbeidsovereenkomsten die aflopen op 31 december 2022? Laat dan vóór 1 december 2022 aan de werknemer schriftelijk weten of je de tijdelijke arbeidsovereenkomst verlengt of niet. Deze zogeheten aanzegverplichting van een maand geldt voor tijdelijke contracten van minimaal zes maanden. Als je niet (tijdig) aanzegt, kan de werknemer een schadevergoeding eisen van maximaal een bruto maandsalaris. Leg voor heel 2023 vast wanneer de contracten aflopen en stel een reminder in je agenda in om je twee à drie maanden van tevoren te waarschuwen.

Vorm een voorziening voor transitievergoeding

Tegenwoordig heeft een werknemer bij ontslag meestal recht op een transitievergoeding. Die vergoeding bedraagt 1/3e maandsalaris per gewerkt jaar en is maximaal €86.000. Als het jaarsalaris van je werknemer hoger is dan €86.000, is de transitievergoeding gemaximeerd op het bruto jaarsalaris. Vorming van een voorziening voor een transitievergoeding is onder voorwaarden mogelijk. Om in aanmerking te komen, moet er een redelijke mate van zekerheid zijn dat de uitgave gedaan zal worden. Denk aan een reorganisatie of herstructurering. Ben je met een werknemer in gesprek wegens slecht functioneren? Vorm dan een voorziening als ontslag onvermijdelijk is. Zorg dat je onderbouwing goed vastligt, vooral bij het toepassen van de tips voor de loonadministratie van 2022.

Dat waren al onze eindejaarstips (2022) wat betreft loonadministratie. Naast tips voor de loonadministratie delen we dit jaar nog veel meer eindejaarstips met je, bijvoorbeeld over een eigen woning of de inkomstenbelasting in 2022. Klik of de link of zoek naar deze blogs via TvdW Blogt.