17-04-2024

Als startende ondernemer is het misschien niet meteen duidelijk waar je allemaal rekening mee moet houden: er komt zoveel op je af. Toch is het voor later handig als je al je (administratieve) zaken vanaf het begin goed bij kunt houden. Dat scheelt je dan veel terugzoekwerk of een onjuiste administratie. Daarom zetten we in deze blog 7 belangrijke zaken die je als starter het beste meteen goed kunt bijhouden!

Tip 1: Bijhouden van omzet

Je kunt je betalingen op verschillende manieren binnen krijgen, bijvoorbeeld via een bankoverschrijving of contant. Hoe je deze ook ontvangt van je klanten, zorg ervoor dat je deze correct bewaard in je administratie.

Ontvang je contant geld in je kas? Houd deze bedragen dan bij in je kasadministratie. Ontvang je geld via de bank? Bewaar dan alle bankafschriften goed. Zowel je kasadministratie en je bankafschriften zijn nodig in het geval van een controle. Dat niet alleen: beide documenten helpen je ook om inzicht in en grip op je financiën te krijgen.

Tip 2: Bijhouden van urenregistratie

Je bent niet direct verplicht om een urenregistratie bij te houden. Het is wél nodig om je gewerkte uren bij te houden als je aan het urencriterium wilt voldoen. Houd dus bij welke uren je aan welke taken besteed. Zo heb je voor jezelf ook een duidelijk overzicht hoeveel tijd je aan welke taak besteed. Dat geeft je de mogelijkheid om je tijdsverdeling of planning in de toekomst efficiënter in te delen en zo meer tijd over te houden.

Wil je hier meer over weten? Check dan deze blog voor nog meer uitleg én handige tips.

Tip 3: Bijhouden van privéopnames of -stortingen

Je kunt geldstromen van of naar je privérekening doen vanuit je bedrijf. Belangrijk is wel dat je deze stortingen allebei goed bijhoudt in je administratie. Dit zijn namelijk posten die je apart in moet vullen binnen je Aangifte Inkomstenbelasting.

Meer tips voor je Aangifte Inkomstenbelasting (IB) nodig? Daar hebben we een uitgebreide blogserie over geschreven. Die lees je hier!

Tip 4: Bijhouden van rittenregistratie

Het gebruik van een zakelijke auto is een van de belangrijkste zaken die je moet bijhouden als starter. Hier zijn namelijk verschillende opties mogelijk. Gebruik je je zakelijke auto ook privé? Dan is dat geen probleem, zolang je minder dan 500 kilometer per jaar aan privékilometers rijdt. Rij je meer dan deze grens van 500 kilometer? Dan kom je met bijtelling in aanraking.

Je kunt ook je privéauto gebruiken voor zakelijke ritten. Ook dan moet je het aantal kilometers bijhouden, zodat je een overzicht hebt van de kosten die je vanuit het bedrijf kunt vergoeden.

Wil je weten hoe je een goede kilometerregistratie bijhoudt in een gratis template? Dan is deze blog voor jou!

Tip 5: Bijhouden administratieve vastleggingen

Alles wat je in je administratie vastlegt én wat van belang is voor het heffen van belastingen, moet je volgens de bewaarplicht minimaal 7 jaar bewaren. Denk dan aan zaken als in- of verkoopfacturen, offertes, e-mails, bankafschriften en contracten. In het laatste geval –  en bij andere zaken die een langere looptijd hebben – gaan de 7 jaar bewaarplicht pas in op het moment dat het contract voorbij is.

Alles over de bewaarplicht lees je in deze blog.

Bonustip: Bijhouden van back-ups

Omdat je deze bestanden voor langere tijd moet bewaren, is het verstandig deze goed te archiveren. Zo voorkom je dat je snel bepaalde gegevens kwijt raakt. Heb je zaken online opgeslagen staan? Maak dan regelmatig een back-up.

Tip 6: Bijhouden van facturen en bonnetjes

Je krijgt waarschijnlijk te maken met een hoop facturen en bonnetjes als ondernemer. Het is belangrijk dat je deze goed bijhoudt, ongeacht of je deze digitaal of op papier ontvangt. Zo kun je deze tijdens een eventuele controle direct overleggen met de inspecteur.

Tip 7: Bijhouden privégebruik van goederen

Voor sommige onderdelen in je bedrijf zijn de kosten deels privé en deels zakelijk. Denk bijvoorbeeld aan je telefoonabonnement: als je dit 40% privé en 60% zakelijk gebruikt, mag je deze 60% opgeven in de administratie voor je onderneming. Belangrijk is natuurlijk wel om hiertussen een duidelijk onderscheid te behouden in je administratie. Op die manier kun je met een passende onderbouwing het zakelijke deel van je kosten aftrekken.

Met deze 7 tips ben jij als startende ondernemer goed voorbereid op het bijhouden van belangrijke zaken binnen je administratie. Heb je nog vragen, of wil je graag meer tips over het opstarten van je eigen onderneming? Dan bieden we je een unieke dienst aan: TvdW StartBoost. Deze volledig gratis en vrijblijvende dienst bestaat onder meer uit een kennismakingsgesprek van één uur waarin je al je vragen kunt stellen. Ook ontvang je een fysieke én digitale map met handige bestanden, templates en tips. Zo krijg je een nog beter inzicht van alle zaken die je als starter moet bijhouden. Benieuwd? Op deze pagina vertellen we je er meer over!

©TvdW